Étude de Cas : QPC Group
Introduction
QPC Group, un fournisseur australien de technologies de bureau, s’est donné pour mission d’aider les entreprises à travailler plus intelligemment en adoptant l’automatisation et des flux de travail simplifiés. Des services d’impression gérés aux tableaux interactifs, en passant par les systèmes de visioconférence et la téléphonie VoIP, QPC Group propose des solutions innovantes pour améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelle des entreprises en Australie et en Nouvelle-Zélande. Fort d’une présence significative dans des secteurs tels que la santé, les services miniers et l’hôtellerie, QPC Group est devenu un partenaire de confiance en technologie de bureau, offrant des solutions adaptées aux besoins uniques de ses clients.
Le Défi
En 2010, QPC Group a entrepris de trouver une plateforme logicielle de gestion de périphériques capable de gérer efficacement à distance ses services d’impression et de copieurs. Leur premier choix d’une solution locale, suivi de la migration vers un système canadien, a fonctionné pendant un temps, mais s’est révélé compliqué et peu évolutif. Avec l’expansion de l’entreprise et l’évolution technologique, le besoin d’une solution de gestion de flotte d’imprimantes plus intégrée et efficace est devenu évident. Lorsqu’un spécialiste des solutions HP a recommandé MPS Monitor — une plateforme SaaS réputée pour ses capacités d’intégration complète — QPC Group a trouvé la solution idéale pour répondre à ses besoins croissants. En 2019, ils ont entamé une migration progressive vers MPS Monitor, en commençant par environ 50 appareils.
La Transition vers MPS Monitor
QPC Group a été immédiatement séduit par la flexibilité et la convivialité de MPS Monitor. Cette solution de gestion de flotte d’imprimantes leur a permis de gérer un portefeuille croissant d’appareils de plusieurs marques, notamment HP, Lexmark, Epson et Fujifilm. L’intégration avec les Smart Device Services (SDS) de HP s’est avérée particulièrement précieuse, permettant la gestion à distance de tâches telles que le redémarrage des appareils, la mise à jour du micrologiciel et l’accès au serveur web intégré (EWS) pour résoudre les problèmes. Cette fonctionnalité correspondait parfaitement à l’engagement de QPC Group envers un service réactif et efficace.
« L’intégration de MPS Monitor avec HP SDS nous permet de résoudre les problèmes des clients à distance et de minimiser les visites sur site, en tenant notre promesse d’un service exceptionnel et rapide », déclare Lisa Spark, co-fondatrice et directrice générale de QPC Group.
Améliorer l’Efficacité Opérationnelle grâce à l’Automatisation
La décision de passer complètement à MPS Monitor a été motivée par l’intégration fluide de la plateforme de surveillance des imprimantes avec les systèmes comptables, en particulier Xero, et par ses solides capacités de gestion des contrats. L’automatisation des processus de facturation, tels que le suivi des coûts par page et la surveillance des niveaux de toner, a permis d’éliminer de nombreuses tâches manuelles et de permettre à QPC Group de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. En consolidant deux systèmes de surveillance en un seul, l’équipe a réduit sa charge administrative de 70 %.
L’intégration via API a apporté des gains supplémentaires, en automatisant la saisie de données et en simplifiant la gestion des stocks. La fonctionnalité personnalisable de “jours avant épuisement” (DTE) de MPS Monitor s’est également distinguée. Cet outil a permis à QPC Group de définir des alertes précises sur les niveaux de toner, adaptées à différentes régions, améliorant ainsi leur planification et gestion des stocks.
Facturation Simplifiée avec l’Intégration Xero
Un point fort du partenariat entre QPC Group et MPS Monitor a été l’intégration avec Xero, une plateforme comptable de premier plan en Australie. Cela a permis une facturation consolidée, permettant aux clients de recevoir une seule facture couvrant tous les services. Cette approche simplifiée a facilité les paiements pour les clients et offert une résilience opérationnelle, car le personnel de secours pouvait traiter les factures avec facilité.
Chin Yoon, directeur général de MPS Monitor Asia, a joué un rôle clé dans la transition en douceur. Ses connaissances régionales et son soutien constant ont permis à QPC Group de tirer pleinement parti de MPS Monitor. « Grâce aux conseils de Chin et à son soutien constant, nous avons pu exploiter tout le potentiel de MPS Monitor », ajoute Lisa.
Principaux Résultats et Bénéfices
Depuis l’adoption de la solution de gestion de flotte d’imprimantes de MPS Monitor, QPC Group a atteint un niveau supérieur d’automatisation et d’efficacité. La facturation mensuelle automatisée et la gestion simplifiée des contrats ont libéré l’équipe pour se concentrer sur le développement commercial. Les outils de reporting de MPS Monitor, tels que les statistiques d’expédition et les prévisions d’épuisement du toner, aident QPC Group à planifier les stocks avec plus de précision, minimisant les remplacements inutiles de pièces et réduisant les coûts.
Croissance Future avec MPS Monitor
Avec des projets d’expansion pour gérer jusqu’à 10 000 appareils, le partenariat de QPC Group avec MPS Monitor les positionne bien pour une croissance future. Leur engagement continu envers l’automatisation des processus internes est essentiel à leur stratégie, et ils visent à continuer d’innover dans leurs opérations de facturation et de gestion des contrats pour répondre aux besoins évolutifs de leurs clients.
Conclusion
Le parcours de QPC Group avec MPS Monitor démontre comment l’automatisation intégrée peut transformer les services d’impression gérés. En exploitant les puissants outils et le soutien de MPS Monitor, ils ont rationalisé leurs opérations, réduit la charge de travail manuelle et établi une base solide pour une croissance évolutive. Ce partenariat illustre l’engagement de QPC Group à travailler de manière plus intelligente, permettant à ses clients en Australie et en Nouvelle-Zélande de fonctionner de manière efficace et productive.
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