Il existe de nombreux moyens de mesurer le succès d’une entreprise, mais le plus remarquable est sans doute le fait qu’une autre entreprise la juge suffisamment prometteuse pour en faire une cible d’acquisition intéressante. C’est ce qui s’est passé avec Simplify, un prestataire de services d’impression basé en Norvège qui propose une large gamme de services d’impression. Au début de cette année, l’entreprise a été rachetée par la société de soutien aux entreprises ECIT, dans le cadre de sa stratégie visant à étendre sa présence dans les pays nordiques, et a été rebaptisée ECIT Simplify.
Bien sûr, ce n’est pas seulement la situation géographique de Simplify qui a attiré ECIT. Avec des racines remontant à 1996, cette entreprise est devenue un allié de confiance pour de nombreuses petites et moyennes entreprises – ainsi que pour les plates-formes pétrolières et les navires offshore – ce qui lui a valu, en deux décennies, une réputation enviable pour son excellent service à la clientèle et son assistance fiable.
Maîtriser l’impression
Malgré l’étendue de sa clientèle, les clients d’ECIT Simplify impriment généralement des documents Microsoft Office de routine. Chaque impression doit cependant être comptée et facturée avec précision. Conformément à cette exigence, l’un des services d’impression proposés par cette entreprise de 20 salariés comprend le contrôle des périphériques d’impression. « Dans le cadre du service d’impression que nous fournissons à nos clients, nous devons gérer la facturation mensuelle des contrats de service par page de nos clients, en les facturant en fonction de la quantité d’impression et du coût par page », a déclaré John Alfred Hustvedt, directeur commercial d’ECIT Simplify.
Auparavant, l’exécution de cette tâche pour environ 300 clients était ardue et fastidieuse. L’équipe devait alterner entre les feuilles de calcul Excel, un processus que John Alfred a qualifié d’« horrible ».
L’automatisation des tâches chronophages est facilitée par MPS Monitor
Une telle inefficacité n’était pas durable. « Nous devions trouver un meilleur moyen de gérer le relevé des compteurs et la facturation mensuelle », a ajouté John Alfred. Ce service est aujourd’hui soutenu par MPS Monitor, le développeur et distributeur de la principale plateforme de surveillance et de gestion à distance des imprimantes et des périphériques multifonctions.
Discutant de ce qui l’a frappé au sujet de MPS Monitor par rapport aux offres de la concurrence, John Alfred a déclaré : « C’est l’innovation et l’esprit de pionnier de MPS Monitor qui nous ont séduits ». C’est cette innovation et ce désir de répondre aux besoins d’ECIT Simplify qui ont conduit MPS Monitor à développer un connecteur pour une intégration réussie avec PowerOffice, le système ERP de la société. « Auparavant, les informations sur le volume d’impression provenaient de MPS Monitor, tandis que les informations sur les prix par page et les prix mensuels étaient stockées dans le système ERP, ce qui signifie que nous devions maintenir deux bases de données. Grâce au nouveau connecteur créé par MPS Monitor, nous avons maintenant automatisé le processus de création des factures, toutes les données du client – impression, informations sur le contrat et prix des pages – résidant désormais sur MPS Monitor ».
Désormais, ECIT Simplify utilise MPS Monitor comme un guichet unique pour les informations sur l’impression et les volumes d’impression. « Je pense que grâce à cela, nous économisons environ 30 % du temps d’un administrateur qui peut être utilisé de manière plus productive ». John Alfred a également ajouté : « Nous apprécions vraiment le portail BI et la façon dont il nous permet d’utiliser tous les points de données comme outil de prise de décision. Cela nous permet de nous tenir au courant des besoins de nos clients. De plus, les données que nous obtenons grâce au module de reporting que MPS Monitor nous a aidé à créer, nous permettent de prouver à nos clients que nous honorons nos accords de niveau de service (SLA), ce qui contribue à renforcer la confiance entre nous et nos clients ».
Comme il l’a expliqué, les capacités techniques d’un produit ne suffisent pas pour que ECIT Simplify choisisse une solution plutôt qu’une autre. « Je suis très désireux de conclure un partenariat avec des entreprises comme MPS Monitor. En tant qu’entreprise dont les besoins évoluent, une relation client-fournisseur ponctuelle ne conviendrait pas à ECIT Simplify à long terme. Il est impératif que nos fournisseurs puissent réellement travailler en tant que partenaires de notre entreprise. MPS Monitor a prouvé que l’entreprise pouvait évoluer et qu’elle pouvait adapter ses solutions à nos besoins. Contrairement à de nombreux petits fournisseurs de services informatiques, je suis impressionné non seulement par le fait qu’elle a une vision pour son avenir, mais aussi par sa stratégie et sa feuille de route pour l’avenir. À cette fin, nous impliquons désormais MPS Monitor dans nos projets de développement commercial. En travaillant de concert, l’offre de MPS Monitor évolue pour répondre à nos besoins ».
Un partenariat avec MPS Monitor pour un meilleur avenir ensemble
Le fait que les deux entreprises puissent travailler en parallèle l’une avec l’autre est de bon augure pour l’avenir, surtout lorsque la fusion de Simplify avec ECIT sera achevée à la fin du quatrième trimestre 2021. « Lorsque cela se produira », explique John Alfred, « nous utiliserons MPS Monitor pour surveiller jusqu’à 3 500 périphériques multimarques »
John Alfred est convaincu que MPS Monitor sera plus que capable de supporter cette augmentation. « Je sais par expérience qu’elle peut nous apporter la flexibilité, le support client et le service dont nous avons besoin. L’équipe s’est montrée très réactive pour apporter son aide lorsque nous en avions besoin. MPS Monitor dispose aujourd’hui d’un excellent produit et d’une entreprise durable, ce qui signifie que je suis plus que satisfait qu’elle dispose de la bonne solution à emporter avec nous lorsque nous commencerons à surveiller les périphériques des clients d’ECIT ».
Bien qu’ECIT Simplify n’exploite pas encore pleinement toutes les caractéristiques ou fonctions de MPS Monitor, cela devrait changer lorsque la fusion sera achevée. « Le grand nombre de connecteurs permettra de réaliser des gains d’efficacité supplémentaires lorsqu’ils seront activés », a déclaré John Alfred.
Lorsqu’on lui a demandé s’il recommanderait MPS Monitor, John Alfred n’a pas hésité à dire un « oui » catégorique, auquel il a ajouté : « Nous considérons MPS Monitor comme un partenaire à long terme, qui gagne du terrain grâce à l’innovation et à l’excellence de son service client ». Ce sont là des qualités qui permettront aux deux entreprises de s’engager sur la voie du succès.
